TIETOSUOJASELOSTE – KITTILÄN KUNNAN JÄRJESTÄMÄT TAPAHTUMAT
Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta, Y-tunnus 0191406-6,
Valtatie 15, 99100 Kittilä, 0400 356 500,kirjaamo@kittila.fi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
kirjaamo@kittila.fi
Kittilän kunnan tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
Rekisterin nimi
Kittilän kunnan tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus.
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen sekä tapahtumiin tai muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.
Lisäksi EU-rahoitteisissa projekteissa järjestetyissä tapahtumissa tietoja säilytetään rahoittajan vaatiman ajan. Tiedot poistetaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: nimi, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero, osoite, tai allergiatiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä toimii käyttäjä itse.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken.
EU-rahoitteisten hankkeiden osana järjestettyjen tapahtumien osallistujien tietoja käytetään hankeraportoinnissa rahoittajien vaatimalla tavalla. Tietoja voidaan tallentaa raportoinnissa käytettävää EURA-palveluun.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.
Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Tapahtuman luonteesta riippuen tietoja voidaan osittain harkitusti jakaa myös sidosryhmien edustajille tapahtuman onnistuneen järjestämisen takaamiseksi.
Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
• pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kir-jallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Lisätietoja Kittilän kunnan tietosuojakäytännöistä: Tietosuoja Kittilän kunnassa | Kittilä
