Programarrangörens ABC och blankett för evenemangsinfo

Smarter events with Lyyti

33% Complete

1. Uppgifter
2. Bekräfta
3. Klar

60:00 minuter kvar att bekräfta din registrering

Tiden för att slutföra din registrering har gått ut. Det kan dock ännu finnas lediga platser

Tack för att du är aktiv!

Då du arrangerar ett evenemang är målsättningen förstås att evenemanget skall lyckas så bra som möjligt. Tänk därför ordentligt igenom alla detaljer på förhand. Då flyter arrangemangen mycket bättre och risken för överraskningar minimeras.

Saker som överlag kan vara bra att tänka på är:

- marknadsföringen (påbörja den i tid. Människor har relativt fullbokade kalendrar)

- tone of voice (hur vill du kommunicera - lättsamt och humoristiskt eller mera officiellt?)

- vilken är din primära målgrupp?

- storleken på evenemanget. Vilket utrymme behövs för det?

- vad är det som gör att evenemanget sticker ut och känns lockande - är det ett ämne som det finns en efterfrågan på?

Fyll i blanketten för evenemanget med så mycket info som möjligt för att vi på kansliet skall kunna bygga upp evenemanget och påbörja marknadsföringen snabbt. Observera att frågorna utmärkta med asterisk är obligatoriska. Ifall du funderar på något kan du alltid kontakta oss på kansliet så hjälper vi dig.

Arrangörens kontaktinformation

Förnamn *

Efternamn *

E-postadress *

E-postadressen är felaktig

Mobiltelefonnummer *

Får arrangörens kontaktuppgifter synas i evenemangsinformationen? *

nej

Du har valt att dina kontaktuppgifter får synas i annonsen. Vill du använda en alternativ adress/ett alternativt telefonnummer så kan du uppge det här

Utskott eller avdelning som arrangerar programmet *

Detaljerad information om evenemanget

(ge oss så mycket information som möjligt för att vi snabbare skall kunna öppna evenemanget för marknadsföring. Tänk på att det är viktigt att ha med all information om evenemanget och ex.föreläsare från första början för att evenemanget skall väcka intresse)

I vilken region arrangeras evenemanget? *

Nyland

Birkaland

Åboland

Åland

Österbotten

annanstans

på webben

Om annastans, vilken ort? *

Evenemanget arrangeras på webben. Tillhandahåller arrangörerna en Teams- eller Zoom-länk? Om nej avtala om det praktiska med kansliet.

nej

Länkadress för evenemanget (ex. Teams eller Zoom)

Evenemangets namn *

Datum för evenemanget *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Plats *

Orfeus Lounge (max 30 personer)

Tekniskas Salar

evenemanget arrangeras annanstans

stora salen (150 personer)

Klubbsalen (40 personer)

hela restaurang Tekniskas salar (stora salen, Klubbsalen och kabinetten)

Var?

(plats och adress) *

Evenemanget arrangeras på

(namn och adress) *

Klockslag

Evenemanget börjar *

Evenemanget slutar (uppskattad tid) *

Finns det olika starttider för evenemanget som man kan välja att komma?

(ex. olika deltagartyper, middag / föredrag)

nej

Vilken tidpunkt börja vad?

(skriv klockslag och vad som börjar när)

Närmare information om evenemanget

(föredragshållare med titel och gärna också närmare uppgifter om föredragshållaren/na (t.ex. arbetsplats). Ge gärna en säljande annonstext. Ifall du inte vill skriva texten i annonsformat så öppna ämnet så mycket som möjligt så att kansliet baserat på detta kan författa en evenemangstext som används i marknadsföringen. *

Sista anmälningsdag och kölista

Sista anmälningsdag *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Önskar du att det finns en kölista till evenemanget? *

Nej

Bildmaterial för evenemanget

Foton/bilder som hänför sig till evenemanget

(Kom ihåg att kontrollera att det är tillåtet att publicera materialet. Foton för webben bör ha en upplösning på 72 dpi).

Hur många kan man anmäla till evenemanget?

(OBS! Detta är en viktig fråga eftersom det påverkar evenemangets uppbyggnad i systemet) *

sig själv

sig själv och en avec

en grupp

Max storlek på gruppen *

Deltagarantal

OBS! Kan vara bra att be kansliet blockera platser för arrangörer ifall du har ett begränsat antal biljetter till ett evenemang (ex. resa).

Kom även ihåg att som arrangör gå in och anmäla ex. föreläsare så att dessa finns med i totalen för bl.a. matbeställningar och utrymme.

Max deltagarantal *

Finns det ett minimiantal för att evenemanget skall arrangeras? *

nej

Om det finns ett minimiantal deltagare som bör uppfyllas hur många är det? Här kan du även uppge olika kvoter (ex. skilt antal för middag, föredrag etc.) *

Deltagaravgift

Skall det uppbäras en deltagaravgift *

nej

Finns det olika avgifter för olika deltagare? *

nej

Deltagaravgift *

Ifall du har olika deltagaravgifter för olika deltagare uppge dem här (ex. medlem, avec, studerande, pensionär, övriga deltagare, barn). *

Är deltagaravgiften uppdelad i olika poster?

(ex. biljetter, middag) och kan man delta i enbart ett eller några alternativ av helheten?

Övrigt

Vilka uppgifter av kontaktpersonen behövs för evenemanget?

(Kontaktperson = den person som gör en anmälan och som det i första hand kommuniceras med gällande evenemanget) *

förnamn

efternamn

e-postadress

mobiltelefonnummer

eventuell specialdiet

önskemål om bordsplacering

födelsedatum (ex. för resor)

passnummer (för resor)

Vilka uppgifter av deltagaren behövs för evenemanget? *

förnamn

efternamn

e-postadress

mobiltelefonnummer

eventuell specialdiet

önskemål om bordsplacering

födelsedatum (ex. för resor)

passnummer (för resor)

Finns det en webbsida som man kan länka till?

(som ex. presenterar en föreläsare, ett företag eller ett resemål)

Om det ingår inträdesbiljetter eller resedokument i evenemanget hur distribueras dessa?

Övriga kommentarer gällande evenemanget

Marknadsföring

Primär målgrupp.

Har du önskemål om t.ex. förhandsmarknadsföring till någon speciell grupp (t.ex. att en viss grupp får information om evenemangenget innan det öppnas upp för den stora allmännheten)?

Uppföljning

Önskar du att vi skickar ut en utvärderingsformulär till deltagarna efter evenemanget? *

nej

Jag har läst integritetspolicyn och godkänner att mina uppgifter registreras *