Tietosuojaseloste: tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Päivämäärä: 27.8.2018

 

1

Rekisterin pitäjä

Kuurojen Liitto ry

Y-tunnus: 0213564-6

Ilkantie 4, 00400 Helsinki

2

Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Laura Pajunen

Kuurojen Liitto ry, 00400 Helsinki

Puh: 0503372400

Sähköposti: etunimi.sukunimi@kuurojenliitto.fi

 

3

Henkilötietojen ryhmä

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri / Kuurojen Liitto ry

 

4

Henkilötietojen käsittelijä joille henkilötietoa siirretään

Henkilötietoja käsittelee soveltuvin osin kunkin leirin päävastuullinen järjestäjä ja kurssilla työskentelevä henkilökunta.

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.

 

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös tapahtumiin sekä tiedottamiseen ja markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

 

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

5

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja säilytetään rahoittajan ja kirjanpitolain vaatiman ajan 6 vuotta kutienkin minimointiperiaatteen mukaisesti. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

 

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

5

Rekisterin tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita.

 

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, asiakkaan luovuttamat tapahtumaan osallistumiseen liittyvä terveydelliset ja sosiaaliset tiedot tai tiedot tarvittavista apuvälineistä. Lasten tietojen vaaditaan huoltajan suostumus.

 

Mahdollisiin muihin kerättäviin tietoihin, kuten kuvausluvat, kuvien käyttö sosiaalisessa mediassa, Kuurojen Liiton kotisivuilla tai Kuurojen Lehdessä, tai muihin kurssin järjestämisen kannalta olennaisten tietojen osalta, pyydetään rekisteröidyltä erillinen lupa. ’

 

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys tiedottamiselle ja asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman muita yllä mainittuja tapahtumaan osallistuvan tietoja emme voi tarjota tapahtumaa.

6

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

 

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, tapahtumissa työskenteleville henkilöille, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Mikäli tapahtuma saa taloudellista tukea Kuurojen Kansanopistolta, luovutamme kansanopistolle seuraavat osallistujatiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja sukupuoli. Kuurojen kansanopistolla on oppilaitoksena oikeus kerätä jäsenjärjestöjensä toteuttamista koulutuksista nämä henkilötiedot. Kuurojen Liitto voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 

9

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

 

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa kaapeissa vastuuhenkilön toimesta.

10

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.