Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Akava ry (Y-tunnus 0200918-0)
Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki
puh. 020 7489 400
keskusjarjesto@akava.fi, www.akava.fi

Yhteyshenkilö
Risto Kauppinen
Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki
puh. 020 7489 414, risto.kauppinen@akava.fi

Rekisterin nimi
Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelijä, jolle henkilötietoa siirretään
Lyyti Oy (Y-tunnus 2117752-6) Yliopistonkatu 29 B, 20100 Turku
puh. 02 480 91191, asiakaspalvelu@lyyti.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Akavan ja rekisteröidyn välisten Akavan toimintaan liittyvien tapahtumapalveluiden tuottamiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella kutsujen, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden tapahtumapalveluiden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä. Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Akava ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan Akavan ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi tapahtumien osallistujatietoja säilytetään Akavan arkistossa. Tiedot poistetaan, kun niiden tarpeellinen säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Akavan tai Akava-yhteisössä järjestettävän tapahtuman kutsuttuja, osallistujia tai markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut muut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät tiedot saattavat nimen ja sähköpostiosoitteen lisäksi sisältää muun muassa seuraavia tietoja: puhelinnumero, osoite, työnantaja, ammattijärjestön jäsenyys, allergiat tai syntymäaika.

Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan ilmoittamat tiedot, Akavan sidosryhmärekisteri, yhteisöjen julkiset verkkosivut.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa Akavan ja/tai Akava-yhteisön sisällä sekä tapahtuman muiden sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään tässä selosteessa määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa: