TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Pidä Saaristo Siistinä – Håll Skärgården Ren ry (myöh. PSS ry), Linnankatu 16, 20100 Turku, p. 02 274 5500, roope@pssry.fi www.pidasaaristosiistina.fi

Yhteyshenkilö

Katriina Murto, Linnankatu 16, 20100 Turku, p. 02 274 5500, roope@pssry.fi

Rekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelijä joille henkilötietoa siirretään

Erikseen nimetyt PSS ry:n henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, joiden toimenkuvaan kuuluu kyseessä olevan tapahtuman tai kyselyn tietojen käsittely. Toinen osapuoli, jolle tietoa on siirrettävä mm. matkan toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään tilausten, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muun asiakuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, PSS ry ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman ja mahdollisen jälkimarkkinoinnin mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat PSS ry:n järjestämään tapahtumaan tai kyselyyn osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa PSS ry:n tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedotsiirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle ja laskuttajalle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.


Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.

 

DATASKYDDSBESKRIVNING

Vi förbinder oss att respektera integritets- och dataskyddet. Vi behandlar personuppgifter ansvarsfullt inom de ramar som personuppgiftslagen uppställer.

Den personuppgiftsansvarige:

Håll Skärgården Ren – Pidä Saaristo Siistinä rf (nedan HSR rf), Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, salle@pssry.fi www. hallskargardenren.fi

Kontaktperson i registerärenden: Katriina Murto, Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, salle@pssry.fi

Ändamålet för behandlingen av personuppgifterna

Syftet med HSR rf:s behandling av personuppgifter är att sköta de skyldigheter och uppgifter som medlems- och intressentgruppsrelationer eller andra därmed jämförbara relationer, såsom med donatorer, ger upphov till, att hålla kontakten med medlemmar och intressentgrupper samt marknadsföring.

Kontakt- och medlemsinformation samlas in för skötsel av medlemsärenden, informering och fakturering. Utgående från uppgifterna kan sammanställas statistik, där enskilda medlemmar inte kan identifieras.

Informationen i medlemsregistret behandlas med hjälp av en elektronisk medlemsregistertjänst (Avoine Oy) och uppgifterna sparas därför på tjänsteleverantörens servrar. I samband med anmälningar till evenemang behandlas personuppgifter i tjänsten Lyyti.

Insamling av personuppgifter och normala källor

HSR rf samlar direkt in personuppgifter i följande sammanhang:

när du besöker vår webbsida,
när du beställer HSR rf:s nyhetsbrev eller annat material,
när du gör en donation till HSR rf
när du sänder respons till HSR rf eller annars är i kontakt per e-post, responsblankett eller brev,
när du besvarar HSR rf:s enkäter
när du anmäler dig till eller deltar i evenemang, kampanjer och frivilligverksamhet som HSR rf anordnar,
när du deltar i tävlingar och utlottningar

Personuppgiftsregistret innehåller följande uppgifter:

Fullständigt namn och kontaktuppgifter (såsom postadress, e-postadress, telefonnummer och land)
identifieringsuppgifter (såsom kön och födelseår, frivilliga)

Vi samlar in uppgifter som är nödvändiga för att sköta våra medlems- och intressentgruppsrelationer (såsom kontaktsätt, vattenområde, medlemsnummer, modersmål, mottagande av nyhetsbrev, donations- och betalningsuppgifter, bankkontonummer samt övriga uppgifter som är nödvändiga för uträttandet av ärenden).

Uppgifterna som registreras i personregistret fås genom personens egen anmälan och/eller via medlemsanslutningsblanketten som medlemmen fyllt i eller via någon annan kommunikationskanal.

När du uppger uppgifter som gäller andra än dig själv försäkrar du att du har rätt att anmäla dessa uppgifter.

Lagring av personuppgifter

De uppgifter som samlats in i personuppgiftsdatabasen sparas bara så länge som kan anses nödvändigt med tanke på de ändamål som fastställts för behandlingen av personuppgifterna. HSR rf fastställer tidsramar och praxis för avlägsnandet av uppgifterna samt ser till att föråldrade och onödiga uppgifter stryks.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifterna som sparats i registret utlämnas inte regelmässigt till någon utanför föreningen, inte heller utanför EU eller EES.

Vi kan överlämna personuppgifterna till tredje parter som behandlar personuppgifter för vår räkning med stöd av det uppdrag vi gett. Dessa tredje parter får inte använda personuppgifterna för något annat ändamål än för att producera den tjänst vi har kommit överens om, t.ex. utskick av medlemspost. När vi anlitar underleverantörer ser vi på lämpligt sätt till att uppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsbeskrivningen.

Principerna för skyddet och behandlingen av personuppgifter

HSR rf iakttar god informationsförvaltningssed samt den aktsamhetsplikt och kravet på skydd som lagstiftningen ställer.

Personuppgifterna förvaras som konfidentiella och användarna av medlemsregistret är bundna av tystnadsplikt. Det elektroniska medlemsregistret finns på en lösenordsskyddad server. HSR rf och Avoine Oy gör sitt bästa för att bevara datasäkerheten.

HSR rf begränsar dessutom kretsen av personer som behandlar personuppgifter så att det enbart är de av HSR rf:s och samarbetspartnernas anställda som med tanke på sina arbetsuppgifter behöver kunna behandla personuppgifter som har tillgång till dem.

Granskningsrätt och rätt att korrigera uppgifterna

En person upptagen i registret kan kontrollera vilka uppgifter som finns registrerade om honom/henne i föreningens medlemsregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom/henne. Begäran om granskning av uppgifterna riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.

Man har rätt att kräva att en felaktig uppgift korrigeras. Begäran riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.