TIETOSUOJASELOSTE

 

25.5.2018

Tämä on Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ja se sisältää Retoriikan kesäkoulu Oy:n koulutusten ja tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisterin rekisteriselosteen selityksineen.

 

Rekisterinpitäjä

Retoriikan kesäkoulu Oy (Y-tunnus 2468611-5)
Notkotie 22, 13210, Hämeenlinna

puhelin: 050 595 8183
sähköposti: info(ät)retoriikankesakoulu.fi

 

Yhteyshenkilö

Antti Mustakallio
Notkotie 22
13210 Hämeenlinna
puhelin: 050 595 8183
sähköposti: antti.mustakallio(ät)retoriikankesakoulu.fi

 

Rekisterin nimi

Retoriikan kesäkoulu Oy:n koulutusten ja tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä järjestää vaikuttamisviestinnän alan koulutuksia ja tapahtumia (räätälöidyt koulutukset, työpajat, seminaarit, asiakastilaisuudet). Tässä rekisteriselosteessa tarkoitettu asiakas on Rekisterinpitäjän järjestämän koulutuksen tai tapahtuman osallistuja tai yhteistyökumppani.  

 

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Rekisterinpitäjän ja asiakkaan tai asiakkaan edustaman asiakasyrityksen tai muun organisaation välisen sopimuksen toteuttamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on myös Rekisterinpitäjän oikeutettu etu pitää yllä ja kehittää asiakassuhteita ja palveluita sekä varmistaa järjestämiensä koulutusten ja tapahtumien onnistuminen.

Asiakkaiden tietojen käsittely tiedottamis- ja markkinointitarkoituksissa perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa ja markkinoida koulutuksiaan ja tapahtumiaan asiakkailleen.

Rekisterinpitäjä käyttää asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin, kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi tietoja säilytetään asiakassuhteen ylläpitotarkoituksissa kahdeksan (8) vuotta. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Henkilötiedoissa olevat maininnat osallistujien erityisruokavalioista ja allergioista kerätään kutakin koulutusta tai tapahtumaa kohden erikseen ja ne poistetaan henkilötiedoista heti koulutuksen tai tapahtuman jälkeen.

 

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö

Henkilöryhmä, jonka tietoja voidaan käsitellä, on Rekisterinpitäjän järjestämään koulutukseen tai tapahtumaan osallistujia ja sen myötä Rekisterinpitäjän asiakkaita. Rekisterissä voidaan käsitellä tietoja, joita rekisteröidyt ovat itsestään antaneet koulutukseen tai tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutusosoite, taustaorganisaatio ja tiedot ruoka-ainerajoitteista ja erityisruokavalioista.  

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisterinpitäjän koulutuksiin ja tapahtumiin osallistujilta siten, että he itse ilmoittavat tietonsa sähköisessä ilmoittautumisjärjestelmässä tai toimittavat ilmoittautumiseen tarvittavat tiedot Rekisterinpitäjälle jotain toista reittiä (sähköposti, puhelin) joko kirjallisesti tai suullisesti. Ryhmäilmoittautumisissa henkilötietoja voi ilmoittaa edellä mainituilla tavoilla myös rekisteröidyn valtuuttama edustaja tämän puolesta.

 

Tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelijänä kahta palvelua, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun.

  1. Henkilötietojen vastaanottoon ja laskutukseen:

Lyyti-ilmoittautumisjärjestelmä
Lyyti Oy (Y-tunnus 2117752-6)
Linnankatu 13a A 18
20100 Turku
puhelin: 040 172 7777
sähköpostiosoite: lyyti(ät)lyyti.fi

  1. Sähköpostitse tapahtuviin asiakasyhteydenottoihin:

MailerLite -sähköpostien lähettämispalvelu
Mailerlite UAB
Paupio g. 46
11341 Vilna

Liettua
sähköpostiosoite: info(ät)mailerlite.com

 

Voimme luovuttaa rekisteröityjen tietoja myös perintätoimistolle, mikäli se on maksujen valvomiseksi tarpeellista.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

• pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

• tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

• kieltää Rekisterinpitäjää lähettämästä tälle asiakas- ja markkinointiviestejä samalla silti säilyen rekisterissä

• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle